Как подготовиться к сертификационному аудиту: этапы и советы

Сертификация системы менеджмента становится все более важным фактором, который делает компанию конкурентоспособной и помогает ей устойчиво развиваться. По стандарту ISO 9001 подтверждают качество услуг, продукции, а также процессов организации. Ее успешное прохождение упрощает участие в госзакупках, тендерах, повышает имидж и привлекает новых партнеров. Но здесь важна подготовка к сертификационному аудиту со стороны компании, когда следует продумать каждую деталь.

Провести сертификацию может любой независимый сертификационный орган с соответствующей аккредитацией. Его выбор зависит от потребностей и деятельности. Но во всех случаях нужно заранее готовиться к аудиту, чтобы еще на этапе подготовки выявить слабые места, улучшить их, устранить все недочеты.

Что необходимо для подготовки к аудиту ISO 9001?

Готовиться следует комплексно и тщательно планировать и выполнять ряд мероприятий. Начните с определения области сертификации, то есть тех видов деятельности и процессов, которые будут охвачены аудитом. В рамках подготовки также необходимо:

• Создать или усовершенствовать систему менеджмента качества (СМК).
СМК должна быть в рамках требований стандарта ISO 9001 и быть внедрена во все соответствующие подразделения организации.

 

• Разработать необходимую документацию.
Она включает политику и цели в области качества, руководство по качеству, процедуры, инструкции, записи и другие документы, необходимые для эффективного функционирования системы.

 

• Обучить персонал.
Сотрудники организации должны быть ознакомлены с требованиями стандарта ISO 9001 и обучены выполнению своих обязанностей в рамках СМК.

 

• Провести внутренний аудит.
Он поможет оценить эффективность системы менеджмента качества и выявить области для улучшения.

 

• Провести анализ со стороны руководства.
Оно должно регулярно анализировать эффективность СМК и принимать меры для ее улучшения.

 

Как понять требования стандарта и проверить соответствие?

Понимание требований ISO – это критически важный аспект подготовки к сертификационному аудиту. Необходимо тщательно изучить текст стандарта, разъяснения и руководства, а также получить консультации экспертов, если это необходимо. Когда идет подготовка к аудиту ISO 9001, для проверки соответствия СМК требованиям стандарта можно использовать следующие методы:

• Внимательно проверить, насколько разработанная в компании документация соотносится с требованиями стандарта.
• Оценить фактическое выполнение процессов и их соответствия установленным процедурам путем наблюдения.
• Получить информацию о знаниях и понимании сотрудниками требований стандарта и их роли в СМК путем опроса.
• Проверить достоверность и полноту записей, подтверждающих все соответствия.

Распространенные ошибки, которых стоит избегать

Готовясь к сертификационному аудиту, компании и организации нередко допускают ошибочные действия. Чтобы повысить шансы на успешное прохождение, следует не допускать следующих ошибок:

• Недостаточное понимание требований стандарта.
• Формальное внедрение СМК без реального изменения процессов.
• Недостаточная подготовка персонала.
• Неэффективный внутренний аудит.
• Отсутствие анализа со стороны руководства.
• Недостаточное внимание к управлению документацией.
• Попытки скрыть несоответствия от аудиторов.

Важность внутреннего аудита перед сертификационным

Тестовый аудит, проведенный вашими силами, выявит готовность и покажет проблемные точки до начала основной процедуры. На этапе внутреннего аудита обнаружится, есть ли недостатки СМК и вы сможете принять меры по их устранению до прихода внешних аудиторов.

Он оценит, насколько эффективно действует система менеджмента качества в вашей компании и можно ли достигать с ней поставленных целей. Вы сможете подготовить персонал к процедуре сертификации. Сотрудники будут понимать, как все проходит, и заранее будут готовы к вопросам аудиторов.

Как правильно подготовить документацию для аудита?

Составляющей успеха станет и готовность всех документов к проверке. Процедура сертификации предъявляет к ней строгие требования, по которым она должна:

• Отражать текущее состояние СМК и быть актуальной.
• Содержать все необходимые документы, предусмотренные стандартом.
• Легко доступной и понятной для персонала.
• Иметь систему управления изменениями и версиями.

Как использовать результаты аудита для улучшения процессов

Полученное заключение по сертификации не должно остаться просто сертификатом. Результаты используют для улучшения процессов компании. Их нужно проанализировать и понять причины обнаруженных несоответствий и принять меры, чтобы их устранить и не допускать в дальнейшей работе.

Исправив ошибки, все корректирующие действия предстоит внедрить и выполнить разработанные меры. Когда корректировки проведены, оценивают, достигнуты ли поставленные цели.

Советы от экспертов для успешного прохождения

• Начните подготовку к аудиту заранее и проведите внутреннюю тестовую проверку.
• Привлеките к подготовке весь персонал, чтобы повысить их ответственность и заинтересованность в успехе.
• Будьте открытыми и честными с аудиторами, не пытаясь скрыть несоответствия.
• Задавайте вопросы аудиторам, чтобы лучше понять требования стандарта и ожиданий аудиторов.
• Исключите формальность и используйте результаты аудита для улучшения процессов.

Если нужна консультация по сертификационному аудиту, оставьте заявку, и наши сотрудники свяжутся с вами в ближайшее время. Мы поможем вам успешно пройти сертификацию и получить конкурентные преимущества.